在会议室召开班会、例会，利用公共场地进行最佳团日等学生活动的宣传，这些日常事务使启德书院公共空间的使用变得繁多冗杂。为了方便大家有效利用启德公共空间，宿生会公共资源管理中心作为启德社区的管理者，制定了详细而规范的启德公共空间预约制度。
公共空间的预约分为两个部分：会议室的预约和活动场地的预约。预约会议室的同学需要提前两天在启德1楼的123办公室登记，在会议室预约表格上填写需要的会议室和需要的确切时间，并确保预约时间与已有的预约没有产生冲突。登记表格由宿生会公共资源管理中心负责监督与管理。公共资源管理中心的干事每天晚上22点至23点在129会议室轮流值班，对预约事项进行监管。
预约119事务大厅、启德大厅及其他隶属于启德的公共场地的团队与组织，需要在西安交通大学启德书院网站上下载申请表格并填写，得到启德书院宿舍学生委员会的允许方可使用场地。公共场地的预约由宿生会公共资源管理中心负责管理，需要预约的同学在填写好表格后联系公共资源管理中心杨同学（18291962619）。
公共空间的预约管理有利于启德学子更加合理有效的利用公共资源，避免一些不必要的冲突。但制度需要大家共同的维护。书院是我们的家，只有当大家都自觉遵守规则时，启德社区的资源才能得到最合理化的利用，启德书院才能真正实现“启德一家亲”的目标。
